SAR krytykuje przetarg Liptona. "Odstępstwa od standardów"

Pod koniec października informowaliśmy, że firma Lipton Teas and Infusions, która chciała wybrać agencję do kompleksowej obsługi reklamowej marki herbat Lipton, zaprosiła ro rozmów kilkanaście agencji, wśród nich także te, z którymi współpracowała dotychczas, m.in. Warsaw Creatives i Huta 19, a także inne: Ancymony, VML, Hand Made, AWX.  Część agencji już na etapie zaproszenia zdecydowała, że nie weźmie udziału w przetargu, ze względu na dużą liczbę jego uczestników. Inne postanowiły się z niego wycofać po pierwszym spotkaniu, które odbyło się 25 października. Na spotkaniu byli bowiem przedstawiciele większości zaproszonych agencji, w sumie 47 osób. Uczestniczył w nim również audytor nadzorujący przetarg, który - jak wynika z relacji uczestników spotkania - nie potrafił odpowiedzieć na większość pytań, np. o zakres współpracy czy wielkość budżetu. W ocenie agencji takie zachowanie marketera jest oburzające i niezgodne ze standardami rynkowymi, bo tak duża firma nie stosuje się do rekomendowanych praktyk przetargowych i standardów wyznaczonych przez branżowe organizacje, takie jak SAR czy IAA.

Głos w sprawie tego postępowania zabrało teraz SKM SAR. Organizacja przeanalizowała też proces w kontekście skutecznych praktyk przetargowych i jednoznacznie wskazała na odstępstwa od standardów i nienależytą staranność. 

SAR: brak rzetelnej analizy i selekcji podmiotów

SAR stwierdził, że w prowadzonym przez Lipton Teas and Infusions nie było rzetelnej analizy rynku i selekcji podmiotów: “Przeprowadzenie Zapytania o Informację (RFI) – pozwalającego na ocenę doświadczenia agencji oraz przedstawienie zespołów – umożliwiłoby lepszą selekcję uczestników i stanowiłoby profesjonalne przygotowanie do zapytania ofertowego ” - stwierdziło SAR. 

Wskazano również brak ograniczenia liczby podmiotów w zapytaniu wymagającym zaawansowanych prac (RFP): “Koalicja Organizacji Branżowych w ramach Białej Księgi rekomenduje zaproszenie maksymalnie 5 agencji do przetargów obejmujących prace strategiczne i kreatywne (RFP). Wg naszej wiedzy w przypadku opisywanego przetargu 7 z 11 uczestniczących w briefingu agencji wycofała się z przetargu. W naszej ocenie miało na to wpływ niezastosowanie standardów rynkowych” - zauważa organizacja.

Czytaj też: Przetarg Liptona: ze szkodą i dla agencji, i dla klienta"

SAR wytknęło marketerowi także nieprzejrzystą komunikację - zwrócono uwagę, że przetarg na obsługę reklamową został zakomunikowany jako zapytanie ofertowe (RFQ), co w standardach zakupowych na całym świecie odnosi się wyłącznie do zapytania o cenę. “Podkreślamy, że spółki komercyjne, w przeciwieństwie do podmiotów objętych prawem zamówień publicznych, nie muszą unikać słowa „przetarg”. Użycie terminu „zapytanie ofertowe” w kontekście obszernych briefów może wprowadzać w błąd i sugerować ograniczony zakres prac do wykonania w przetargu. Jasna i precyzyjna komunikacja jest kluczowa dla budowania profesjonalnych relacji z rynkiem i skutecznego pozyskiwania ofert spełniających cele zamawiającego” - podkreśla SAR.

Stanowisko SAR bez wpływu na trwający przetarg Liptona

SAR ponadto informuje, że podczas spotkania z Łukaszem Chałaczkiewiczem, general managerem East Europe Lipton Teas and Infusions, organizacja branżowa przekazała marketerowi opinie rynku na temat wspomnianej procedury przetargowej i zaprezentowała opracowane w Dialogu Branżowym standardy. “Spotkanie przebiegło w dobrej i otwartej atmosferze aczkolwiek jak nas poinformowano nie wpłynęło na aktualnie prowadzony proces” - informuje SAR. 

“Organizowanie przetargów niezgodnych ze standardami rynkowymi szkodzi nie tylko dostawcom, ale również zamawiającym, osłabiając ich szansę na wyłonienie najlepszych ofert i partnerów biznesowych. Sytuacja, w której oferenci odstępują od przetargu z powodu niejasnej, budzącej wątpliwości komunikacji, standardów i etyki procedury przetargowej, najmocniej uderza w interes samej spółki. Nazywamy to wtedy selekcją negatywną w przeciwieństwie do budowania profesjonalnych i skutecznych relacji biznesowych. Doceniamy trudne decyzje agencji o wycofaniu się z przetargów niespełniających rynkowych standardów, które świadczą o rosnącym profesjonalizmie i dążeniu do minimalizowania ryzyka oraz zbędnych kosztów, mając jednocześnie nadzieję, że współpraca i dialog branżowy przybliżą nas do pełnej implementacji Białej Księgi Komunikacji Marketingowej” - czytamy w oświadczeniu SAR, pod którym podpisali się Paweł Tyszkiewicz - dyrektor zarządzający SAR oraz Marcin Gaworski - prezes zarządu SAR.