W 2013 roku ciężkie czasy dotknęły również sektor transportowy: ceny za usługi transportowe są niższe niż kiedykolwiek, przez co sporo firm transportowych i logistycznych odczuwa silną presję i znika z rynku. W sektorze, w którym przewoźnicy mają trudności z otrzymaniem odpowiedniej zapłaty za oferowane przez nich usługi, zarządzanie kosztami jest kluczem do sukcesu.
Przewoźnicy, którzy chcą przetrwać, muszą maksymalnie ograniczyć swoje koszty. Istotne jest zatem opracowanie finansowej strategii firmy, jej ścisłe przestrzeganie i wspieranie codziennych operacji w najlepszy sposób. Indywidualne rozwiązania w zakresie zintegrowanej automatyki mogą w tym pomóc.
Złe praktyki są trudne do wykorzenienia
W codziennym funkcjonowaniu firmy transportowej wiele rzeczy jest przypadkowych. W konsekwencji, przewoźnicy są coraz mniej pewni swoich końcowych wyników. Oto niektóre przykłady:
1. Na zamówienie nowego klienta kierowca zostaje wysłany do Włoch na kilka dni. Ciężarówka, którą pojedzie jest całkiem nowa: dyspozytor dał mu klucze zaledwie kilka minut przed wyjazdem. Tak więc pracodawca oczekuje od kierowcy optymalnej wydajności dzięki wykorzystaniu tego ultra nowoczesnego pojazdu, ale bez treningu jazdy i instrukcji. Jest bardzo możliwe, że kierowca napotka po drodze takie czy inne trudności, ponieważ nie ma pojęcia o tym, jak najlepiej obsługiwać pojazd. Jego wyniki mogą być zatem rozczarowujące.
2. Planista towarowy otrzymuje pilne zamówienie od głównego klienta i musi znaleźć odpowiednią ciężarówkę, przyczepę i kierowcę do realizacji dostawy. Wszystkie pojazdy są w terenie lub gotowe do wyjazdu z planowanymi dostawami, z wyjątkiem pojazdu 12. Czy pojazd 12 jest dostępny czy nie? „Niestety, jest w zajezdni, gdzie przechodzi okresowy przegląd” - mówi kierownik zajezdni. „W takim razie musimy zmienić harmonogram i zaplanować przegląd na przyszły tydzień. Klienci są na pierwszym miejscu” – myśli planista. „Kierowca Piotr może wykonać ten przewóz, ale co z jego dostępnym czasem jazdy? I ile godzin już odpracował? Nie ma czasu na wyjaśnienie tego wszystkiego, więc pozwolę Piotrowi na wyjazd. Towary mają być dostarczone jak najszybciej” – z ciężkim sercem decyduje planista.
3. W trakcie swojej cotygodniowej rozmowy oceniającej z dyspozytorami, kierowca słyszy, że w porównaniu z kolegami jego wydajność paliwa była słaba. „Czy można porównać szczegóły dotyczące zużycia paliwa? Przecież wszyscy jeżdżą różnymi ciężarówkami, z różnymi ładunkami. Nie ma sposobu dokonania rzetelnego porównania, czyż nie? Chciałbym być oceniany na podstawie kryteriów, na które mogę mieć wpływ i które są częścią moich podstawowych umiejętności, takich jak zachowanie kierowcy, zorientowanie na klienta, zgodność z procedurami, historia szkodowości itp. Teraz jestem oceniany tylko na podstawie wyników zużycia paliwa, na które w żaden sposób nie mogę mieć wpływu” – skarży się kierowca.
To tylko kilka przykładów sytuacji, które mają miejsce każdego dnia w firmach transportowych. Rozwiązania w zakresie zintegrowanej automatyki mogą pomóc uniknąć takich przeszkód, ponieważ wspierają przewoźników w zarządzaniu i racjonalizacji ich działalności. Większość przewoźników rzeczywiście stosuje system zarządzania transportem (TMS) lub rozwiązanie do automatycznego zarządzania zamówieniami, jednak rosnąca presja na sektor i coraz bardziej wymagający klienci zmuszają ich do poszukiwania innych rozwiązań niż ich system TMS. Planiści towarowi potrzebują więcej informacji, aby móc podejmować właściwe decyzje. Informacje te muszą być dokładne i dostarczone na czas, co oznacza integrację różnych systemów komputerowych. Brzmi pięknie, ale od czego zacząć i jakie są tego korzyści?
Rozwiązania
Weźmy przykład 1, w którym nowy pojazd wchodzi do floty. Co się stanie, jeśli przewoźnik rozpocznie wdrażanie nowego pojazdu? Ciężarówka musi być wprowadzona jako „nowy pojazd” zarówno do systemu TMS, jak i systemu zarządzania flotą (FMS), ponieważ pojazd zostanie również wyposażony w komputer pokładowy. Następnie musi być zarejestrowana w systemie floty pojazdów w celu kolejnych przeglądów i prawdopodobnie również w niektórych innych zautomatyzowanych systemach i aplikacjach programowych. Czy nie byłoby łatwiejsze, gdyby dane były wprowadzane jednorazowo do wszystkich aplikacji używanych na co dzień przez przewoźnika? Margines błędu spadnie, a jednocześnie uda się zaoszczędzić sporo czasu i kosztów. Przy wprowadzaniu danych dotyczących ciężarówek, przewoźnik może natychmiast zarezerwować odpowiedni czas na szkolenie kierowców, zapewniając im tym samym możliwość dokładnego poznania pojazdu i sposobów pełnego wykorzystania jego możliwości i funkcji, a tym samym obniżenia kosztów. Co jest kluczem do scentralizowanego wprowadzania danych? Inteligentna integracja wszystkich systemów komputerowych.
W drugim przykładzie, dyspozytor ma zadanie zaplanować pilne zamówienie pod ogromną presją czasu. Musi on mieć możliwość działania na miejscu na podstawie odpowiedniej informacji. Jeśli jego system TMS zawierałby graficzną tablicę planowania, od razu zobaczyłby, że w tym dniu zaplanowano dokładny przegląd pojazdu 12, przez co ten pojazd był niedostępny. Jego decyzja o anulowaniu przeglądu spowoduje wzrost kosztów, co oznaczałoby, że realizacja tego zamówienia na ostatnią chwilę spowoduje straty. Ponadto, może on stracić pieniądze szybko zlecając zadanie temu konkretnemu kierowcy. Mimo wszystko, nawet jeśli kierowca osiągnął swoją maksymalną liczbę godzin może on nadal legalnie pracować. Zapłata za dodatkowe godziny pracy - nadgodziny - będzie bardzo kosztowna. Co więcej, kierowca może nawet będzie musiał zatrzymać się na obowiązkową 8‑godzinną przerwę po 3 godzinach jazdy.
Przewoźnicy wykorzystujący FMS natychmiast zobaczą możliwą dla każdego kierowcy liczbę godzin jazdy. Ale jak mogą wiedzieć, czy kierowca jest dostępny tego samego dnia i czy na przykład nie wziął dnia wolnego, przysługującego mu w tygodniu w ramach urlopu ojcowskiego? Aby to wiedzieć potrzebują dostępu do aplikacji wykorzystywanych przez dział personalny. Inne aspekty, które należy uwzględnić podczas planowania dostawy dotyczą szczególnych wymagań klienta, sytuacji na drogach, dostępności bezpiecznych miejsc parkingowych na przerwy i opłat drogowych. Dopiero po rozważeniu wszystkich tych szczegółów dyspozytorzy mogą zaplanować najlepszą trasę i przesłać dane podróży do komputera pokładowego w danym pojeździe. Innymi słowy, dziś planowanie transportu jest bardzo skomplikowane. Ta rosnąca złożoność zmusza dyspozytorów do polegania na oprogramowaniu do planowania i optymalizacji transportu lub zautomatyzowanych systemach planowania (APS), niezależnie od tego czy są one połączone z oprogramowaniem do planowania pracowników czy też nie. W jaki sposób mogą oni mieć pewność, że wszystkie potrzebne informacje są dostępne w rzeczywistym czasie? Tutaj też kluczem jest całkowita integracja.
Kierowca, który miał podjąć się pilnego zadania wymienionego w przykładzie 2, może również być oceniany po podróży. Kryterium będzie prawdopodobnie wydajność paliwa. Jednak trudno jest porównać dane nt. zużycia paliwa, ponieważ pojazdy, ładunki i okoliczności nigdy nie są takie same. Kierowca ma jedynie ograniczony wpływ na zużycie paliwa. Jego styl jazdy ma jednak znaczenie: jeśli przewiduje ewentualne problemy, jedzie defensywnie, unika nagłego hamowania lub awaryjnego zatrzymania, itp., zużycie paliwa spadnie.
Tak więc przy ocenie kierowców przewoźnicy muszą używać odpowiednich kluczowych wskaźników wydajności, inaczej wskaźników KPI. Przecież oceny są po to, aby motywować kierowców, dzień po dniu, i pomóc im uzyskiwać lepsze wyniki. Użycie niewłaściwych wskaźników KPI może mieć negatywny wpływ. Zastanawiasz się, jakie są dobre wskaźniki KPI? Dobrym przykładem jest zachowanie kierowcy zarejestrowane przez komputer pokładowy i podsumowane w raportach FMS. Jednak istotne jest, aby porównywać wyniki jednego kierowcy z wynikami innych, pracujących w porównywalnych warunkach. Inne przydatne KPI obejmują obsługę klienta, historię szkód i zgodność z procedurami, które mogą być pobrane z aplikacji innych niż FMS. Wnioski? Integracja wszystkich systemów i procesów komputerowych jest koniecznością, aby uzyskać jeden raport danego kierowcy, obejmujący wszystkie dostępne wskaźniki KPI.
Skupienie się na integracji, jako gwarancja wartości dodanej
Inteligentnie zintegrowane systemy komputerowe zapewniają optymalne wsparcie i usprawnienie wszystkich procesów, co pomaga firmom transportowym i logistycznym obniżyć koszty oraz zmniejszyć liczbę błędów. Wybierając rozwiązanie takie jak TMS, FMS, zautomatyzowany system planowania itp., ważne jest, aby wziąć pod uwagę swoje możliwości integracyjne - mówi Arie van der Jagt, VP Strategic Alliances w firmie Transics. Zakup rozwiązania, które pomoże użytkownikom optymalizować ich codzienną działalność jest oczywiście dobrym początkiem. Jednak, jeżeli funkcje tego nowego systemu nie mogą być włączone do innych aplikacji, korzyści będą dość ograniczone. A ograniczone możliwości integracji mogą poważnie utrudnić rozszerzenie funkcjonalności w różnych systemach. Należy o tym pamiętać przy zakupie nowego rozwiązania. – dodaje. Upewnij się zatem, że uzyskałeś dobrą poradę lub skorzystaj z pomocy profesjonalnego instalatora systemów. Wtedy szybko zaczniesz czerpać korzyści z tej inwestycji!
