Działy HR coraz częściej sięgają po narzędzia, które realnie wspierają realizację strategii firmy, a dodatkowo przynoszą oszczędności w zakresie działania operacyjnego. Efektywność staje się faktem, gdy obszar operacyjny jest maksymalnie zautomatyzowany i ustandaryzowany, a procesy związane z wykonywaniem działalności strategicznej przejrzyste i na bieżąco monitorowane. Zdarza się jednak, że procesy zarządzania kapitałem ludzkim nie są realizowane w efektywny sposób. Jak zatem rozpoznać moment, w którym należy rozważyć inwestycję w rozwiązania informatyczne wspierające HR?
Niedoszacowane budżety, niezliczona ilość papierowych dokumentów związanych z zatrudnieniem czy długi czas przygotowywania informacji statystycznych to tylko niektóre sygnały świadczące o tym, że firma potrzebuje wsparcia systemu, który zautomatyzuje procesy zarządzania kapitałem ludzkim zachodzące w organizacji. Sygnałów, że organizacja powinna rozważyć wdrożenie rozwiązania informatycznego jest mnóstwo, ale w codziennej pracy łatwo je przeoczyć. By mieć pewność, że to czas na zmiany, warto odpowiedzieć sobie na jedno, podstawowe pytanie: czy zarząd firmy, dyrektor HR, dyrektor finansowy, menedżer liniowy mają bieżący dostęp do aktualnych danych z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi kluczowych dla sprawnego podejmowania trafnych decyzji menedżerskich? Jeżeli odpowiedź jest przecząca, mamy jasną sytuację – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska.
Problemem wielu firm staje się sytuacja, w której budżety zaplanowane na nowy rok są znacznie niedoszacowane w stosunku do realnych kosztów. Jedną z przyczyn są często niepełne lub zbyt ogólne informacje, na których opierano wyliczenia i analizy. Stanowi to duże niebezpieczeństwo dla płynności finansowej firmy i może utrudnić jej funkcjonowanie. Przygotowanie wiarygodnych prognoz finansowych jest możliwe w oparciu o pełne dane, agregowane automatycznie w systemie IT, które znacznie zwiększają szansę na precyzyjne zabudżetowanie przewidywanych kosztów w obszarze zarządzania kadrami. W ten sposób upoważniony pracownik w każdej chwili ma dostęp do przekrojowych i wyczerpujących informacji, co skraca do minimum czas przygotowania analiz czy raportów, bez potrzeby angażowania kilku osób jednocześnie.
Dużą trudnością działów HR, często powtarzaną w wielu rozmowach, jest czasochłonność niektórych procesów kadrowych takich jak administracja ogromną ilością papierowych dokumentów w teczkach osobowych, generowanie i wysyłka deklaracji podatkowych czy generowanie i dystrybucja pasków płacowych. Są to działania, które bez wsparcia informatycznego mogą faktycznie trwać zbyt długo. Jednak firmy zdają sobie sprawę z możliwości, jakie dają rozwiązania IT i coraz częściej decydują się na wdrożenie narzędzi, które ujednolicają procesy kadrowe, systematyzują pracę działu kadr, wspierają menedżerów w zarządzaniu podległymi ich zespołami i zmniejszają koszty. To trend, który będzie kontynuowany przez najbliższe lata – dodaje Teresa Olszewska.
Firmy często przeznaczają duże budżety na szkolenia, ale nie potrafią określić, jaki jest faktyczny wzrost kompetencji pracowników, którzy wzięli w nich udział. Co więcej część pracowników nadal postrzega szkolenia za korzyść, która nie ma przełożenia na nabywanie istotnych dla firmy kompetencji. Zdarza się również brak wiedzy o historii szkoleń podwładnych i delegowanie pracowników do udziału w tych samych lub podobnych tematycznie szkoleniach kilkakrotnie. Organizacje często nie są w stanie również stwierdzić, ile wydają na rozwój konkretnych kompetencji, co utrudnia planowanie budżetu na kolejny rok. System informatyczny daje szereg możliwości menedżerom i działowi HR, od planowania i budżetowania, przez rejestrację uczestnictwa i kosztów związanych z doszkalaniem pracowników, po analizę i statystyki w różnych perspektywach. W ten sposób firma otrzymuje wiarygodne dane, na podstawie których może zaplanować szkolenia na nowy rok i określić potrzeby pracowników w oparciu o ich stanowisko, kompetencje i przebyte szkolenia.
