Samochód i opłaty z nim związane to jedne z najbardziej popularnych odliczeń „wrzucanych w koszty” przez wszystkie osoby prowadzące działalność gospodarczą. Zgodnie z przepisami o podatku dochodowym CIT i PIT, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć niemal wszelkie wydatki dotyczące samochodów służbowych, pod jednym wszakże warunkiem: nie mogą być one sprzeczne z ustawowymi ograniczeniami związanymi najczęściej z samochodami osobowymi. Specjaliści D.A.S. Towarzystwa Ubezpieczeń Ochrony Prawnej S.A. przygotowali kompendium wiedzy dotyczące wydatków nieuprawnionych do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu.
W myśl definicji samochodu, stworzonej na potrzeby ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw, samochodem osobowym jest pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Ustawa precyzuje wykaz wyjątków, których spełnienie musi zostać stwierdzone badaniem technicznym przeprowadzonym przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz właściwą adnotacją w dowodzie rejestracyjnym.
Co nie jest kosztem uzyskania przychodu?
Wszyscy przedsiębiorcy rozliczają koszty związane z samochodami wykorzystywanymi w prowadzonej przez siebie działalności. Należą do nich: amortyzacja, paliwo, naprawy, części zamienne oraz ubezpieczenie.Trzeba jednak wiedzieć, że jest cała grupa wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Są to między innymi: odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu, przewyższającej równowartość 20.000 euro, składki na ubezpieczenie w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro do wartości samochodu (przykładowo, jeżeli wartość samochodu osobowego przyjęta dla celów ubezpieczenia wynosi 30 000 euro, to jedynie 2/3 wydatków będzie stanowiło koszty uzyskania przychodów), czy straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.
Podróże służbowe
Osobną grupę wyłączeń w wydatkach zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu stanowią te, ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów służbowych, jeśli przekroczą kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu w przypadku podróży służbowej (jazdy zamiejscowej) lub jeśli przekroczą wysokość miesięcznego ryczałtu w przypadku jazdy lokalnej.
- W przypadku podróży służbowej kwota zwrotu na rzecz pracownika stanowi koszty podatkowe przy zastosowaniu stawki: za 1 km przebiegu pojazdu dla aut o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł a o pojemności powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł – tłumaczy Tomasz Myślikowski, doradca podatkowy współpracujący z D.A.S.
Warunkiem koniecznym do rozliczenia kosztów podatkowych jest udokumentowanie przebiegu pojazdu w ewidencji, potwierdzonej przez podatnika na koniec miesiąca. W przypadku jazd lokalnych można zaliczyć do kosztów podatkowych miesięczny ryczałt do wysokości limitu, uzależnionego od liczby mieszkańców i nie może przekroczyć: 300 km – w miejscowości do 100 tys. mieszkańców, 500 km – w mieście do 500 tys. mieszkańców, 700 km – powyżej 500 tys. mieszkańców.
Dzierżawa i użyczenie pojazdu
W koszty uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków z tytułu używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za kilometr przebiegu.
- Powyższe ograniczenie stosuje się w szczególności do samochodów osobowych używanych na podstawie umów najmu, dzierżawy i użyczenia, nie dotyczy zaś samochodów używanych na podstawie umowy leasingu – mówi Tomasz Myślikowski.
Z przepisu wynika, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie wydatki związane z używaniem samochodu do wysokości limitu wyliczonego jako iloczyn ilości kilometrów wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr w zależności od pojemności skokowej silnika. Ostateczne rozliczenie wydatków następuje na koniec roku podatkowego.
***
W swojej nowej ofercie D.A.S. Towarzystwo Ubezpieczeń Ochrony Prawnej S.A. przygotowało pakiet „Ochrona prawna firmy lub wolnego zawodu" między innymi z myślą o przedsiębiorcach i osobach prowadzących działalność gospodarczą. Podstawowy wariant ubezpieczenia w wersji Premium obejmuje spory sądowe dotyczące naruszenia przepisów podatkowych.
O D.A.S.
D.A.S. Towarzystwo Ubezpieczeń Ochrony Prawnej S.A. to ubezpieczyciel wyspecjalizowany w ubezpieczeniach ochrony prawnej. Spółka należy do wywodzącego się z Niemiec koncernu D.A.S, który jest obecny w Europie od ponad 80 lat a w Polsce - od 2000 roku. Oferta D.A.S. to wysokiej jakości produkty ubezpieczeniowe dedykowane przede wszystkim mikro i małym przedsiębiorstwom oraz klientom indywidualnym.
