Format e-faktury Sage: pierwszy zweryfikowany standard
Parlament Europejski i Rada przyjęły nową Dyrektywę w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU). Zgodnie z wytycznymi Dyrektywy, we wszystkich państwach członkowskich rozliczanie zamówień publicznych ma być realizowane wyłącznie z udziałem e-faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie.
W poszczególnych krajach UE, po zaimplementowaniu Dyrektywy, administracja państwowa będzie zobowiązana przyjmować od wykonawców zamówień publicznych i koncesjonariuszy faktury w postaci elektronicznej i to w standardzie umożliwiającym automatyzację procesów przetwarzania danych, takich jak np. księgowanie czy ewidencja podatkowa. Dzięki automatyzacji obsługi faktur, administracja i przedsiębiorcy mogą znacząco obniżyć koszty operacyjne.
W Polsce szybka implementacja
Polska już rozpoczęła przygotowania do implementacji Nowej Dyrektywy „Działające pod patronatem Ministerstwa Gospodarki oraz Ministerstwa Finansów Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania dokłada starań, by stworzyć w Polsce warunki umożliwiające szybkie i bezkonfliktowe upowszechnienie efektywnego kosztowo fakturowania. Tym bardziej, że jeszcze przed dwoma laty Polska na tle UE była na ostatnim miejscu na liście krajów adaptujących e-fakturę w obiegu gospodarczym” – mówi Sebastian Christow, Radca Ministra i dyrektor Departamentu Gospodarki Elektronicznej.
Konsekwencje dla przedsiębiorców i administracji
Po wejściu w życie nowych przepisów, wszyscy przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne będą mogli posługiwać się w komunikacji z administracją ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną. Administracja z kolei będzie musiała dostosować swoje systemy informatyczne i wewnętrzne procesy do automatycznej obsługi e-faktur.
Należy zwrócić uwagę na dwie kwestie:
- rozpowszechniony obecnie w gospodarce PDF, jako format e-faktury, nie spełnia wymogu określonego w Dyrektywie;
- w UE, w tym także w Polsce, nie ma rozpowszechnionych, a tym bardziej dominujących standardów e-fakturowania, które spełniałyby wymogi Dyrektywy.
Pierwszy standard należy do Sage, KWFEF zaprasza do rejestracji kolejnych
Wiadomo, że w UE dopiero około roku 2017 ma zostać wprowadzony ogólnoeuropejski standard faktury elektronicznej, nad którym obecnie pracuje Komisja Europejska wraz z międzynarodowym zespołem ekspertów (w gronie doradczym jest m.in. Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania). Ogłoszona w maju br. Dyrektywa do czasu wprowadzenia standardu ogólnoeuropejskiego (listy obowiązujących europejskie administracje standardów) nie precyzuje wyłącznej specyfikacji standardów elektronicznego fakturowania. To oznacza, że do tego czasu Dyrektywa będzie implementowana w jednostkach administracji w krajach członkowskich z wykorzystaniem specyfikacji e-faktur spełniających warunki brzegowe Dyrektywy, dostępne na rynku lokalnym. Celem działania jest rozpowszechnianie i promocja specyfikacji krajowych faktur elektronicznych stosowanych przez dostawców usług elektronicznego fakturowania oraz producentów oprogramowania, spełniających podstawowe wymagania prawa obowiązującego w Polsce.
Jako pierwsza pozytywną weryfikację KWFEF przeszła firma Sage, która udostępnia standard e-fakturowania w Systemie Symfonia oraz Systemie Zarządzania Forte, a także jest twórcą i operatorem serwisu internetowego do wymiany e-faktur i innych dokumentów elektronicznych między podmiotami gospodarczymi – serwisu miedzyfirmami.pl.
„Standard faktury elektronicznej, który w maju pozytywnie zweryfikowało KWFEF jest dostępny we wszystkich polskich produktach Sage – Start, Symfonia i Forte – wyjaśnia Marek Rudziński, członek zarządu i dyrektor finansowy Sage. Z oprogramowania Sage korzysta w Polsce blisko 70 tys. podmiotów gospodarczych, głównie z sektora MŚP. Większość z tego grona ma więc w zakresie użytkowanych wersji już dostępny standard e-faktury, pozytywnie zweryfikowany przez jednostkę administracji państwowej.
KWFEF zależy, by lista zweryfikowanych standardów e-fakturowania systematycznie się poszerzała. „Od strony technologicznej nie ma żadnych przeszkód, by przepisy wynikające z nowej Dyrektywy szybko zaimplementować do realności gospodarczej. Przykład Sage pokazuje, że dostawcy IT są technicznie gotowi do wdrożenia standardów e-faktury. Upowszechnianie elektronicznego fakturowania jest dla nas szansą na generowanie źródeł oszczędności w całej administracji państwowej, dzięki automatyzacji procesów księgowania i rozliczania kosztów. To także istotne wsparcie rozwoju gospodarki ponad granicami krajów UE. Dlatego czekamy na kolejne zgłoszenia dostępnych standardów” – dodaje Sebastian Christow z Ministerstwa Gospodarki.
Co to jest standard faktury elektronicznej?
Rozpowszechniony dziś format e-faktury (zwykły PDF) w myśl Dyrektywy nie może być uznany za standard, ponieważ PDF nie umożliwia systemom informatycznym rozpoznać zawartych w dokumencie danych, takich jak nazwa kontrahenta, przedmiot sprzedaży, kwoty netto, VAT, brutto itd. „Spotykana praktyka nazywania e-fakturą generowanego w PDF obrazu faktury papierowej generuje co prawda oszczędności po stronie instytucji wysyłającej. Po stronie odbiorcy pozostaje jednak kłopot z obsługą takiego dokumentu. Wszystkie dane z PDF trzeba przepisać do systemu finansowo księgowego lub ERP, co wydłuża proces, generuje niepotrzebne koszty i nie pozwala na dalszą automatyzację procesów fakturowania i rozliczeń. W skali krajowej generuje to naprawdę spore straty finansowe” – tłumaczy Marek Rudziński z Sage.
Standard zweryfikowany przez KWFEF to „wzbogacony PDF”, w którym obok obrazu dokumentu zawarte są tzw. metadane rozpoznawalne przez systemy finansowo-księgowe i ERP, zarówno po stronie nadawcy jak i odbiorcy faktury. Taki dokument można przesyłać podobnie jak zwykły PDF, a użytkownik patrząc na fakturę nie widzi żadnej różnicy, między „zwykłym” a „wzbogaconym” PDF. Firma Sage zdecydowała się na takie rozwiązanie właśnie ze względu na popularność formatu PDF oraz łatwość obsługi tego typu dokumentu – wygenerowania, wymiany, księgowania i archiwizacji.
Ważne informacje dodatkowe:
- Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania (KWFEF): http://www.mg.gov.pl/Wspieranie+przedsiebiorczosci/Dzialalnosc+gospodarcza+i+e-przedsiebiorczosc/Krajowe+Wielostronne+Forum+Elektronicznego+Fakturowania
- Zaproszenie KWFEF do weryfikacji standardów e-faktury: http://www.mg.gov.pl/node/20808, tryb otwarty zgłoszeń dot. weryfikacji i publikacji specyfikacji e-faktur, gdzie dostępna jest m.in. procedura zgłaszania, weryfikacji oraz publikacji specyfikacji faktur elektronicznych przez KWFEF.
- Tekst źródłowy Dyrektywy 2014/55/EU przyjętej przez Parlament Europejski i Radę Europy, wraz z dostępnymi tłumaczeniami: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2014.133.01.0001.01.ENG
Informacja o Krajowym Wielostronnym Forum Elektronicznego Fakturowania (KWFEF):
KWFEF zostało utworzone przez Ministerstwo Gospodarki w porozumieniu z Ministerstwem Finansów. Skupia instytucje administracji publicznej, usługodawców i organizacje związane z rynkiem elektronicznego fakturowania oraz banki i przedsiębiorstw będących użytkownikami tej metody elektronicznej współpracy. Krajowe Forum Elektronicznego Fakturowania pod patronatem Ministerstwa Gospodarki i Ministerstwa Finansów w trybie otwartym przyjmuje zgłoszenia dotyczące weryfikacji i publikacji specyfikacji faktur elektronicznych stosowanych przez podmioty gospodarcze i publiczne na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Jednym z celów działania forum jest rozpowszechnianie i promocja specyfikacji krajowych faktur elektronicznych stosowanych przez dostawców usług elektronicznego fakturowania oraz producentów oprogramowania.
dostarczył: infoWire.pl
