Specjaliści w dziedzinie HR dowodzą, że w każdym zespole drzemie potencjał, który bez odpowiedniej analizy może pozostać nieodkryty. Umiejętność spojrzenia na życie zespołu z perspektywy sieciowej pozwala na identyfikację tych jego cech, które mogą pozytywnie lub negatywnie wpływać na przebieg procesów, od których zależy efektywność firmy.
W oparciu o uproszczony przykład zobaczmy jak przeprowadzić analizę sieci społecznych we własnej firmie.
Kontekst organizacyjny
Od pewnego czasu można dostrzec spadek efektywności pracy. Diagnoza sytuacji w firmie wykazała nieefektywną komunikację wewnętrzną. Przejawia się ona na trzech poziomach:
Komunikacja odgórna – informacje pochodzące od zarządu rozprzestrzeniają się powoli i w niewielkim stopniu
Komunikacja oddolna – istotne informacje z organizacji docierają do prezesa ze znacznym opóźnieniem, lub wcale
Komunikacja pozioma – komunikacja między poszczególnymi działami firmy jest nieskuteczna, co istotnie wpływa na ogólną efektywność
Jako metodę rozwiązania powyższych problemów wybrano analizę sieci komunikacyjnych – mapowanie nieformalnych struktur transferu wiedzy wewnątrz organizacji. Metoda ta służy identyfikacji osób będących dla zespołu wartościowymi źródłami wiedzy. Są one najczęściej wybierane w sytuacji poszukiwania informacji na jakiś temat.
Proces analizy
Pierwszym krokiem analizy jest sprawdzenie, w jakim stopniu sieć formalna organizacji pokrywa się z nieformalną siecią komunikacyjną. W tym celu należy wykonać mapowanie sieci. Poniżej zamieszczono porównanie formalnej struktury organizacyjnej i mapy nieformalnej struktury komunikacyjnej w organizacji.
Rysunek wskazuje różnice między formalną a nieformalną strukturą organizacji. Dwie kluczowe osoby w strukturze nieformalnej to dyrektor finansowy – Dąbrowska, oraz handlowiec – Kamiński. Patrząc na członków zarządu (węzły zaznaczone kolorem pomarańczowym) można zauważyć, że aż 2 z 4 członków zajmuje w sieci komunikacyjnej pozycję peryferyjną. Jedną z tych osób jest dyrektor sprzedaży – Wiśniewski, a drugą sam prezes Nowak.
Analiza sieciowa ukazuje również liczne połączenia między działami, które nie są uwzględnione w strukturach formalnych. Widać również wyraźnie, że cały dział finansowy (Lewandowski oraz Wójcik) jest w znacznym stopniu odizolowany od struktury sieci – łączy się z nią jedynie poprzez jedną osobę.
Już na podstawie tak niewielkiej mapy określającej przepływ informacji w organizacji można w istotny sposób zwiększyć efektywność biznesu. Dane dotyczące zaledwie dwóch aspektów – połączeń komunikacyjnych oraz centralności poszczególnych pracowników w sieci komunikacyjnej – pozwalają zaproponować konkretne rekomendacje biznesowe:
Komunikacja odgórna – efektywność transferu informacji pochodzących od zarządu można znacznie zwiększyć, wykorzystując do ich dystrybucji centralne węzły – Dąbrowską oraz Kamińskiego.
Komunikacja oddolna – prędkość oraz zakres informacji docierających do prezesa Nowaka można istotnie zwiększyć na przykład budując nowe połączenia między nim a centralnymi węzłami sieci. Można również zacząć intensywniej wykorzystywać do tego celu istniejące połączenia (np. połączenie z Dąbrowską).
Komunikacja pozioma – można w istotny sposób wpłynąć na efektywność procesów komunikacyjnych w firmie tworząc nowe połączenia z działem finansowym. Efektywność firmy można również istotnie zwiększyć, usprawniając komunikację między działem sprzedaży a działem produkcji.
Jak można zaobserwować na powyższym przykładzie, analiza sieci społecznych dostarcza wartościowych danych, do których trudno dotrzeć przy użyciu innych metod. Zgodnie z formalną strukturą organizacji, handlowiec Kamiński nie różni się niczym od innych osób z działu sprzedaży i marketingu. Dopiero analiza połączeń nieformalnych ujawnia prawdziwą wartość jaką przedstawia on w strukturze organizacji.
Jak twierdzi Grzegorz Rajca z Instytutu Analiz im. Karola Gaussa – Analiza sieci społecznych pozwala na stworzenie mapy rzeczywistych ścieżek transferu wiedzy, norm, postaw i zachowań. Niski poziom świadomości potencjału kryjącego się w połączeniach nieformalnych sprawia jednak, że w wielu firmach wciąż pozostaje on niewykorzystany. Mapowanie nieformalnych sieci połączeń jest obecnie dużo prostsze, szybsze i bardziej opłacalne.
Podsumowując, dysponowanie mapą połączeń nieformalnych w organizacji znacznie usprawnia zarówno bieżące zarządzanie, jak i procesy planowania i wprowadzania zmian i restrukturyzacji. Informacje pochodzące z analizy sieci społecznych są szczególnie cenne dla firm, w których istotną rolę odgrywa zarządzanie wiedzą. Analiza sieci społecznych to nowoczesna metoda, dzięki której można w prosty sposób odkryć i wykorzystać ukryty w strukturach sieci potencjał biznesowy.
Dariusz Ambroziak
Partner Zarządzający w Instytucie Analiz im. Karola Gaussa
